GTD、これは非常に難しいものです。それはシンプルが故に運用するのにものすごく悩んでおります。ライフハッカーと名乗りつつも、使いこなせたと思うことは、未だにありません。それは堀さんにしても同様のようで、100回は失敗しているとおっしゃっていました。でも100回失敗していると同時に100回反省していて100回気持ちを改めて実行されているから、今上手く運用されているのだと思います。であるならば、私も挫けずに挑戦し続けないといつまで経ってももやもやが終わることはありません。ということで、GTDのサイトを漁ったり、本を読んだりしても、なんだかぼやっとしか把握できていなかったレビューステップを勉強しようというテーマだったために今回初めてGTD勉強会に参加してきました。
GTD勉強会の概要について
GTD勉強会はブログ『work4life.jp』を主宰されているnomicoさんにより定期的に開催されている勉強会です。すでに3年程の実績があり、多くの人が参加されてきたようです。nomicoさんとは以前@Moyoriさん主催によるGTDオフ会にて一度お会いしたことがあります。参加者は6名でした。mixi集まりだったので、それに準拠します。
主催者：@nomicoさん
toruxさん
しゅーめーさん
ぐっちさん
ほっしぃさん
私
ほっしぃさんと私以外は常連の方のようで、GTDに関しても造詣が深かったです。流れとしては自己紹介をして、お互いのGTD上、仕事上で困っている点について議論しあって、振り返りを行いました。
問題としてあがってきたのは、部下の人のタスクの進捗の把握が難しくレビューが難航しているや、リストを作っているものの何か物足りない気がしてすっきりしないや、自分の場合はプロジェクトの洗い出しが足らずに当日慌ててしまうということでした。洗い出しが足りない、出来ていないという問題点に関してはnomicoさんからエマジェネティックスという本をご紹介頂き、その中で全体像を捉える際にリストで埋めていくのが得意な人と、図で書いていくのが得意な人がいるとあり、その人にあった方法でやってみるともっと洗い出しやすいのではと教わりました。自分のプロジェクトの中のタスクの洗い出しが足りないという点に対しては、ぐっちさんからさらにプロジェクトに対する重要度と慣れに応じて洗い出しのレベルを調整すると余計な力をかけずに必要にあったようにできるとご助言いただきました。またレビュー自体のタイミングも気になっていたのですが、今は日曜日の夜に週次レビューを当てていても大体は予定が入ってしまい、中々こなすことが出来ませんでした。nomicoさんは金曜の朝に行っていて、やはり朝のほうがはかどるし、帰宅時間に影響しにくいのでいいとのことでした。土日は仕事の用事はありませんが、プライベートの用事では重要なものが入ってきやすいので、あまり直前にレビューするのは避けたいところです。そこで、なんとか月曜の朝に週次レビュー出来ないかなと考え中です。ただ、会社にいる時間なので家のことが残ってしまう可能性が大きいことに気付いています。そうなると2段階に分けてやるしかないですかね。その点、nomicoさんは手帳を見させて頂いても、きっちりと週次レビューによる区切りが出来ていると思いました。nomicoさんは会社では以下のの7点を週次レビューとして行っているそうです。
①精算②掃除（デスクの整理、不要な紙を捨てる）③勤怠、交通費④プロジェクト見直し⑤来週の見直し⑥デスクトップの整理⑦手紙、Checkpadの整理
フランクリンとの相克
自分は7つの習慣のフランクリンからタスク管理を始めていて、それは今でも継続しています。ただ、デイリータスクは7つの習慣では補えない部分を感じて、GTDをやり始めようと思いました。特に7つの習慣では『大きい石』から入れるという原則がありますが、日々の細々とした、しかしながら見落とせない雑事を出来ないことがあったりしました。その部分との調和をGTDにより目指したいと思っていました。特に『大きい石』に含まれる準備や要所を気付かずに、『大きい石』を配置しただけで満足していた部分がしていました。今までも慣れているといえばきっと慣れていたのでしょうが、それは随分とおおまかな把握でありました。それ以外に関してもひょっとすると実家暮らしで放っておいたのが顕在化してきたのかもしれません。そして、そういった粗が見えるにつれてもうないのかと気になってしまうという難儀な性格が現れてきたのかもしれません。そんなところで日々の大改造の真っ只中です。しかし、大まかといいつつ、粗は気になるというは矛盾しているようですけどね。なにかファジーさを許容できないところがあるのかもしれません。大まかと言っていても、頭と尻はきちんと決めておかないと嫌な性分のようです。それがちょっとでも破綻してしまうと、自己嫌悪に陥る癖があります。そして戻ってくるのに再び時間を浪費してしまうことになる。「大きい石」の成分分析は手を抜かないようにしないと、破綻しやすくなるので注意したいと思います。
週次レビューとは
週次レビューとは、『現状見直し（確認） 』であるとのことでした。連続する時間の中で因果を結び付け続けるのではなく、それまでの過去をゼロベースにして、仕切り直しましょうということです。自分の中では、サイクルを作ること、区切りを付けることと捉えました。特に自分も全般的な洗い出しが足りていないと感じたのは、随分と先のことまで収集していようとしていたからでもあると気付きました。これは足りていないというより終わらないという感覚ですね。次から次へとすべきタスクが浮かんできてしまい、それに対する収集、処理、整理のステップが追いついていないのです。もちろんこれらは一番最初の収集で洗い出しきることではあるのですが、日々行動していく中でどうしようもなく浮かんでくることなのです。それはしかしながら区切りを付けることを意識して、その区切りの中のタスクに集中すべきでしょう。そう、本来ならば『現在』に集中することを勧めるGTDで、日々においても果てしなく未来までも視野に入れてしまっていたのです。
また、ツールと現状のズレを修正するのも、週次レビューの役割だと言及されていました。「同期」を取るということです。これは上司と部下の関係においても同様だそうで、上司への報告と自分の作業のズレを無くすために定期報告を行うように心がけるといいそうです。たまに逐次報告を求めてくる上司の方がいらっしゃいますが、それは「同化」しようという行為に近く、あまり心地良いものではないのですけどね。
以上を踏まえてくると、週次レビューのタイミングというのは自分のサイクルとして確立しやすい間隔の合間ということになります。ズレが大きくなりすぎる前に、一息が付けるタイミングでといったところでしょうか。これまでの自分はサイクルを大きくしすぎる傾向があったので、もう少し仕切り直しやすい間隔を見付けられるようにしたいと思います。
今回の振り返り
フランクリンでは重要度と緊急度という指標でタスクを割り振っていきます。これは日々のタスクで決めていくには大変なことです。しかしながら、中長期間においてはトップダウンから見直し優先順位を付けていくことは必要です。この作業に気をとられ、日々悩まされていた状態でした。これからはこのレベルのことは月初月末、あえて加えるなら中間でのみ行うようにしていきたいと思います。今週に如何にフォーカスしていくかが自分の課題なのかと思います。後は来週にあるマイルストーンに向けての今週の作業をどう頭の中で切り離すか。もっともそういう考え方がそもそもの弊害を呼ぶのかもしれませんが。
この頭の中で起こっているパラダイムシフトはどう捉えるべきなのでしょうか。これまでは日単位でしかタスクを組み立てていなかったように思います。ですから、1月というサイクルでも脳内は納得していたのです。しかし、最近は時間単位、もっと細かく15分単位で組み立てる必要性に駆られています。世間一般から考えれば、そうなるのが遅いかもしれませんが。すると時間単位のタスクを1月のサイクルで組み立てていくのは至極難儀な事です。そのようなことができる天才の脳を持っているわけではありません。また持つことに苦労するというのも馬鹿らしい話です。このことは今ブログに書くまでは理解していなかったことであります。その難儀なことで今までは頭が常にパンクしていたのです。これを体得するには今しばらくの時間はかかりますでしょうが、臨んでいきたいと思います。
それと途中で気がついたことではありますが、その時まで家の中は足の踏み場もないほどにしっちゃかめっちゃかでした。スキャンした書類やレシートやらで、あらまぁみたいな。会社のデスクの整理の話で3段トレーに話が及びました。これが4段だといいよねと。そんな話は持っていなくてどうでもよくて…と、この存在をすっかり忘れていました。言ってしまえば、持ってないから汚くなっているのです。早速、その日のうちに買って帰りました。Inboxに入れるべきがたくさんありました。今のところはまだ片付けきれないのですが、前よりは整頓された状態になったかなと満足しております。正直、これがこの勉強会での一番の、目に見えやすい成果かもしれません。
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