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前回思わず上げたBlog術ですが、その前にこのタスク管理術も実は構想がありました。という事で、突然ですが企画物としてスタートさせたいと思います。次回で終わる予定ですがね。
【Egretlist企画】第1回 こそこそちまちまとBlogを書く

しかしながらこの話題は先日@rashita2さんによるEvernote本が出版されましたし、また多くのブログでEgretlistによるGTDの方法が論じられています。中には使わないよって人もいるみたいですが、個人的にはかなりのお気に入り、というより必須アイテムになっています。
Egretlistで、引いてはEvernoteでGTDをする事のメリットとは、『テキスト情報以外に画像、音声を含める事ができる』事です。この効用を侮っている方は大勢いらっしゃるようですが、他のタスク管理ソフトでこの様な事が簡単に出来るものはありますでしょうか?
では、Egretlistを活用してどの様にGTDをしていくのか、解説していきたいと思います。


なぜ中長期タスクとするのか


表題ではあえて中長期タスクと銘打ちましたが、なぜ短期も含め全てのタスクではいけないのでしょうか。というよりも、デイリータスクを管理しているToodledoでは補えなかったので、代わりに使っているというのが正しいでしょう。月間目標を組み込むには、Toodledoでは日付の指定が少し厳密過ぎるのです。一月丸ごとを指定したいのに、一日単位になってしまうからです。もちろん開始日を設定して期間で指定する事も可能ですが、それはやや猥雑に感じました。そもそもアクションというよりプロジェクトがゴロゴロと並んでいるので、GTDですらないかもしれません。そして、Egretlistのメリットが目標などを実感させるのに適していたので、こちらでする事にしたのです。


18foldersを作る


ご存知の方は多いと思いますが、GTDにはマーリン・マン氏の発案した43foldersという手法があります。これは日と月をそれぞれフォルダにして順繰りに使っていくのですが、中長期タスクを管理するにあたり月と年でこれと同じ事をします。12ヶ月分のコンテキストと、5年分とそれより先の未来のノートブックを作ります。だいたい5年くらいが中期計画として策定する年数として妥当だったので、残りは曖昧ですが、未来としました。すでに計画のある方、例えばお子さんがいたりすると、もっとあってもいいと思います。例えば、入学や受験といった行事がいつあるかはお分かりでしょうから。

ここで年間のフォルダをノートブックにしたのは、完了したタスクをアーカイブするためです。Egretlistでは完了したタスクはアーカイブされ表示されないように設定することは出来ますが、Evernote上では同じノートブックに存在し続けます。これではEvernoteで確認したときに判別しにくいので、面倒ではありますが月替わりにてInboxからその年のノートブックへと移動させています。これは、さすがにEgretlistではなく、Evernote上で行います。
なお、この当月のコンテキストのタグはEgretlistのNext Actionに紐付けておきます。月替わりにてタグの紐付けを差し替えて翌月のタグにします。当月のタグが付いているものは手動アーカイブします。翌月のタグをつけていたものは自動的にEgretlistのNext Actionに表れてきます。このときは特にInboxノートブックへと移動はさせません。あらかじめ、月をまたぎそうなもの、特に締め切りを設けずに腰を据えてかかるものには、コンテキストのタグではなく、ステータスのタグ(Next Action, Active)を付けておきます。ということで、やたらめったらネタをノートにして入れていくのです。


ロールを考える


さて、ここからは深く考えていきましょうか。それでは、まず紙を一枚用意して真ん中に自分の名前を書きます。ここであなたが普段なんと呼ばれているかを思い浮かべます。先輩、課長、アンちゃん、あなた、社長、○○(本名)、とあなたと周りの人の関係で色々な呼ばれ方をされているはずです。それらを整理してまとめていき、先程書いたあなたの名前の周りに書いていきます。
という事は、頭の中でしましたが、7つの習慣などを読みあなたの役割を考えてみてください。私ですと、下の7つにまとまりました。

これらをロールのタグとして登録します。プロジェクトとの関連は後回しで大丈夫です。重複がないか確認して、シンプルにしましょう。


レスポンシビリティを考える


では、先ほどの紙に引き続き書いていきましょう。え、必要ないだって?どうぞ、ご自由に(笑)
この「責任」はゴールと混同しやすいですが、私は「自分の望む将来に関わらず、その任にある限りは求められる事」と解釈しています。もちろん、「ストレスフリーの仕事術」に沿った解釈でも構いません。そしてこの解釈に従い、先ほどのロールにてすべき事を上げていく訳です。これをやっておかないと彼女に愛想を尽かされると思ったことや、親が安心して老後を過ごせる様に介護したりや孝行したりや、ブログを書いたりであると思っています。ブログは好きに書くでしょう、と思うかもしれませんが、ブログを書いていないのにブロガーとは名乗れませんし、ブロガーイベントに参加したらレポートは書かないといけないですからね。あ、最近で言えば「東京ライフハック研究会」での活動もそうですね。未だに私の立ち位置は不明確になっていますが、「小うるさいご意見番」にはならないように気をつけたいものです。
さて、そう作っていると多くなるものです。私の「責任」はこんな感じになっています。

300番台を「責任」に割り振っています。2桁目の数字は「ロール」の数字と連動しています。Egretlistでは、プロジェクトをロール、レスポンシビリティ、ゴールに結びつけられますがどれかにしか結び付けられないので、ロールの下にレスポンシビリティ、ゴールがあるという構造を明らかにするためにしています。出来れば、色も統一したいところですが、手間がかかりますので空いた時間についでに進めています。


ゴールを考える


ゴールは、「現在の状況・今後の経過を問わず、将来において望んでいること」と思っています。要は、なるべく大きい夢を持っておきましょうよってことです。現在と密接しているか否かで、レスポンシビリティとの線引きを行っているのです。そのため、ここでのプロジェクト、タスクは直近には成果を実感しにくい「重要だけど緊急ではないこと」になります。7つの習慣で言うB領域のことですね。今のところは、プライベートに偏っているので、特に厳密な期限を設定しにくい、したくないのが、ToodledoではなくてEgretlistで行おうと思った理由です。仕事に関するB領域は、期限を設定していますけどね。それと内容は例えばギリシャに旅行に行くとか、海外コンサートを見に行くとか、車欲しいとかで、そこに対するモチベーションを上げるために画像を一緒に忍ばせているのです。@kobutako2ko2さんが前に言っていた「欲しいものリスト」に近いかもしれません。衣食住遊の観点から、広げていっています。

それ以外には「月間1万PVのブログにする」などがあります。これはLifehackerとしての役割での目標で、ブログを更新するというレスポンシビリティからはかけ離れていますが、そんな夢はやはりあるものです。そして、プロジェクトとしては、「独自ドメインを取得する」や「記事1本あたりの執筆時間は1時間以内にする」といったものが産まれてくるのです。これをしたからといって必ずしもゴールに辿り着くわけでは有りませんが、@rashita2さんや@mehoriさんを見ていてひとまずはここからと思うものは浮かび上がってくるのです。


プロジェクト・タスクを考える


では、いよいよ実際のタスクを入力していくわけですが、ここまでで思いついているものもあると思います。まぁ、入力するのは少しお待ちください。Egretlistでは、タスクをどうEvernoteに反映させるかを決めておいた方がいいのです。というのも、Egretlistではプロジェクト・タスクの他に、複数タスクを含むノートではノートの名前が表示されて一つのタスクリストのように振る舞います※。この1階層増える動作により、プロジェクトタグとの使い分けを考える必要が出てきます。@rashita2さんは、ここで複数タスクにする「ワンノート・ワンプロジェクト」と1タスクのみにする「ワンノート・ワンタスク」を検討した結果、その中庸のプロジェクトの一部分の複数タスクを記入する「ワンノート・ワンセッション」で運用しているそうです。私の場合は、まずプロジェクトタグの意味合いが違っています。数ヶ月から数年に渡り実施されるので、プロジェクトというよりはフォルダに近い感覚です。そして、ノートの名前をプロジェクトとして使用します。前回のBlog術の記事で紹介したように、ブログであればワンコラムに相当します。いたって普通のプロジェクトです。

※今回Ver.1.6.1へのアップデートによりノート名を常時表示させることが出来るようになりました。私にとっては大助かりです。今まではノート名を表示させるために、わざわざタスクを2個残しながら行ってましたから。


後はタスクは中身を論じる必要はありませんが、もっと内容を盛り込んだ使い方を提唱させていただきます。高機能なタスク管理ソフトではメモが付けれるのは当たり前となっていますが、写真や音声を付けれるのは多くはありません。先程「ゴール」にて欲しいものの写真を貼っていると述べましたが、他にも地図をつけたり、建物の写真をつけたり、ブログに付ける画像をつけたり、資料的な音声でも入力の代わりに音声でも付けたりと出来ます。同時にこれらが全て資料として残ることになります。しかも、自動的に。ここを使っていかないとEvernoteでGTDする意味がないとすら言えます。一つのタスクに添付を複数付けても、フリックでめくれるので楽チンです。メモが長文の場合、編集画面に入らないと全文が見れないのはややマイナスですが。ということで、どんどんタスクを盛り込んでいってください。


GTDと7つの習慣のミドルウェイを目指して


このような使い方をしているEgretlistは、もう私のiPhone4ではDockに居座っています。日々のぞいてみては、今月の課題を策定するのにも、そこから導き出されたタスクを消化するのにも役立っています。なにかみなさんガチガチにしないとタスク管理ではないかの様に論じていますが、そこであえてゆるく管理する部分も作ってはいいのではないでしょうか。そんなことすると、"Where is Inbox?"と慌てふためくよと思うかもしれませんが、ネタや目標や夢と普段の仕事、生活で発生するタスクをそうそう混同するでしょうか。ToodledoとEgretlistのそれぞれに向かい合っているとき、私は全く違うパースペクティブに存在しているのですから。それよりもToodledoではGTDでボトムアップに、Egretlistでは7つの習慣でトップダウンに形成していっていると言えます。それぞれを行き来したり、両方に存在するタスクもあります。イベントを例に挙げると、一方では移動や準備について、もう一方ではイベントに対する目的や行動原理について、書かれています。Egretlistは行動を見直すときに開きます。タイマーで、時間に左右されて開くことはありません。Toodledoでは時間軸に沿って参照するというか行動します。こちらがトリガーになってEgretlistを開くことはあります。


もしトップダウンかボトムアップか、どちらかしか行ってみたことがないのであれば、試してみては如何でしょうか。物事を違う視点から考える、これはただのお遊びです。頭をまっさらにして臨めば、難しいことは何もありません。それよりもこの間のミッシングリンクを探すのが、目標達成のための要点だと思うのです。どちらからいっても、反対側への到達方法を見付けるのは困難であります。ならば、最初からないものと食って掛かるのです。到達する方法はあるんだと計画することに固執していても、進むものではありません。それよりもスタートとゴールが分かったらとりあえず歩みだしてみればいいのです。最初はゆっくりでも、なかったものが分かった瞬間に飛躍的に進むことになると思います。
 てことで、Egretlistでのタスク管理から思わぬ横道に反れましたが、ここで終いにしておきます。次回は、Egretlistを使っての人脈作りを題材にしたいと思います。データベースではないですよ、活用しないとですからね。


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GTD、これは非常に難しいものです。それはシンプルが故に運用するのにものすごく悩んでおります。ライフハッカーと名乗りつつも、使いこなせたと思うことは、未だにありません。それは堀さんにしても同様のようで、100回は失敗しているとおっしゃっていました。でも100回失敗していると同時に100回反省していて100回気持ちを改めて実行されているから、今上手く運用されているのだと思います。であるならば、私も挫けずに挑戦し続けないといつまで経ってももやもやが終わることはありません。ということで、GTDのサイトを漁ったり、本を読んだりしても、なんだかぼやっとしか把握できていなかったレビューステップを勉強しようというテーマだったために今回初めてGTD勉強会に参加してきました。


GTD勉強会の概要について


GTD勉強会はブログ『work4life.jp』を主宰されているnomicoさんにより定期的に開催されている勉強会です。すでに3年程の実績があり、多くの人が参加されてきたようです。nomicoさんとは以前@Moyoriさん主催によるGTDオフ会にて一度お会いしたことがあります。参加者は6名でした。mixi集まりだったので、それに準拠します。
主催者:@nomicoさん
toruxさん
しゅーめーさん
ぐっちさん
ほっしぃさん

ほっしぃさんと私以外は常連の方のようで、GTDに関しても造詣が深かったです。流れとしては自己紹介をして、お互いのGTD上、仕事上で困っている点について議論しあって、振り返りを行いました。
問題としてあがってきたのは、部下の人のタスクの進捗の把握が難しくレビューが難航しているや、リストを作っているものの何か物足りない気がしてすっきりしないや、自分の場合はプロジェクトの洗い出しが足らずに当日慌ててしまうということでした。洗い出しが足りない、出来ていないという問題点に関してはnomicoさんからエマジェネティックスという本をご紹介頂き、その中で全体像を捉える際にリストで埋めていくのが得意な人と、図で書いていくのが得意な人がいるとあり、その人にあった方法でやってみるともっと洗い出しやすいのではと教わりました。自分のプロジェクトの中のタスクの洗い出しが足りないという点に対しては、ぐっちさんからさらにプロジェクトに対する重要度と慣れに応じて洗い出しのレベルを調整すると余計な力をかけずに必要にあったようにできるとご助言いただきました。またレビュー自体のタイミングも気になっていたのですが、今は日曜日の夜に週次レビューを当てていても大体は予定が入ってしまい、中々こなすことが出来ませんでした。nomicoさんは金曜の朝に行っていて、やはり朝のほうがはかどるし、帰宅時間に影響しにくいのでいいとのことでした。土日は仕事の用事はありませんが、プライベートの用事では重要なものが入ってきやすいので、あまり直前にレビューするのは避けたいところです。そこで、なんとか月曜の朝に週次レビュー出来ないかなと考え中です。ただ、会社にいる時間なので家のことが残ってしまう可能性が大きいことに気付いています。そうなると2段階に分けてやるしかないですかね。その点、nomicoさんは手帳を見させて頂いても、きっちりと週次レビューによる区切りが出来ていると思いました。nomicoさんは会社では以下のの7点を週次レビューとして行っているそうです。
①精算②掃除(デスクの整理、不要な紙を捨てる)③勤怠、交通費④プロジェクト見直し⑤来週の見直し⑥デスクトップの整理⑦手紙、Checkpadの整理


フランクリンとの相克


自分は7つの習慣のフランクリンからタスク管理を始めていて、それは今でも継続しています。ただ、デイリータスクは7つの習慣では補えない部分を感じて、GTDをやり始めようと思いました。特に7つの習慣では『大きい石』から入れるという原則がありますが、日々の細々とした、しかしながら見落とせない雑事を出来ないことがあったりしました。その部分との調和をGTDにより目指したいと思っていました。特に『大きい石』に含まれる準備や要所を気付かずに、『大きい石』を配置しただけで満足していた部分がしていました。今までも慣れているといえばきっと慣れていたのでしょうが、それは随分とおおまかな把握でありました。それ以外に関してもひょっとすると実家暮らしで放っておいたのが顕在化してきたのかもしれません。そして、そういった粗が見えるにつれてもうないのかと気になってしまうという難儀な性格が現れてきたのかもしれません。そんなところで日々の大改造の真っ只中です。しかし、大まかといいつつ、粗は気になるというは矛盾しているようですけどね。なにかファジーさを許容できないところがあるのかもしれません。大まかと言っていても、頭と尻はきちんと決めておかないと嫌な性分のようです。それがちょっとでも破綻してしまうと、自己嫌悪に陥る癖があります。そして戻ってくるのに再び時間を浪費してしまうことになる。「大きい石」の成分分析は手を抜かないようにしないと、破綻しやすくなるので注意したいと思います。


週次レビューとは


週次レビューとは、『現状見直し(確認) 』であるとのことでした。連続する時間の中で因果を結び付け続けるのではなく、それまでの過去をゼロベースにして、仕切り直しましょうということです。自分の中では、サイクルを作ること、区切りを付けることと捉えました。特に自分も全般的な洗い出しが足りていないと感じたのは、随分と先のことまで収集していようとしていたからでもあると気付きました。これは足りていないというより終わらないという感覚ですね。次から次へとすべきタスクが浮かんできてしまい、それに対する収集、処理、整理のステップが追いついていないのです。もちろんこれらは一番最初の収集で洗い出しきることではあるのですが、日々行動していく中でどうしようもなく浮かんでくることなのです。それはしかしながら区切りを付けることを意識して、その区切りの中のタスクに集中すべきでしょう。そう、本来ならば『現在』に集中することを勧めるGTDで、日々においても果てしなく未来までも視野に入れてしまっていたのです。


また、ツールと現状のズレを修正するのも、週次レビューの役割だと言及されていました。「同期」を取るということです。これは上司と部下の関係においても同様だそうで、上司への報告と自分の作業のズレを無くすために定期報告を行うように心がけるといいそうです。たまに逐次報告を求めてくる上司の方がいらっしゃいますが、それは「同化」しようという行為に近く、あまり心地良いものではないのですけどね。
以上を踏まえてくると、週次レビューのタイミングというのは自分のサイクルとして確立しやすい間隔の合間ということになります。ズレが大きくなりすぎる前に、一息が付けるタイミングでといったところでしょうか。これまでの自分はサイクルを大きくしすぎる傾向があったので、もう少し仕切り直しやすい間隔を見付けられるようにしたいと思います。


今回の振り返り


フランクリンでは重要度と緊急度という指標でタスクを割り振っていきます。これは日々のタスクで決めていくには大変なことです。しかしながら、中長期間においてはトップダウンから見直し優先順位を付けていくことは必要です。この作業に気をとられ、日々悩まされていた状態でした。これからはこのレベルのことは月初月末、あえて加えるなら中間でのみ行うようにしていきたいと思います。今週に如何にフォーカスしていくかが自分の課題なのかと思います。後は来週にあるマイルストーンに向けての今週の作業をどう頭の中で切り離すか。もっともそういう考え方がそもそもの弊害を呼ぶのかもしれませんが。


この頭の中で起こっているパラダイムシフトはどう捉えるべきなのでしょうか。これまでは日単位でしかタスクを組み立てていなかったように思います。ですから、1月というサイクルでも脳内は納得していたのです。しかし、最近は時間単位、もっと細かく15分単位で組み立てる必要性に駆られています。世間一般から考えれば、そうなるのが遅いかもしれませんが。すると時間単位のタスクを1月のサイクルで組み立てていくのは至極難儀な事です。そのようなことができる天才の脳を持っているわけではありません。また持つことに苦労するというのも馬鹿らしい話です。このことは今ブログに書くまでは理解していなかったことであります。その難儀なことで今までは頭が常にパンクしていたのです。これを体得するには今しばらくの時間はかかりますでしょうが、臨んでいきたいと思います。


それと途中で気がついたことではありますが、その時まで家の中は足の踏み場もないほどにしっちゃかめっちゃかでした。スキャンした書類やレシートやらで、あらまぁみたいな。会社のデスクの整理の話で3段トレーに話が及びました。これが4段だといいよねと。そんな話は持っていなくてどうでもよくて…と、この存在をすっかり忘れていました。言ってしまえば、持ってないから汚くなっているのです。早速、その日のうちに買って帰りました。Inboxに入れるべきがたくさんありました。今のところはまだ片付けきれないのですが、前よりは整頓された状態になったかなと満足しております。正直、これがこの勉強会での一番の、目に見えやすい成果かもしれません。


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トレーはこんな感じのってことで。重ねられるのがいいかと。

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自分はタスク管理として、フランクリン・プランナーを使用していますが、
iPhoneも手元にあります。というよりiPhoneでタスク管理・スケジュール管理を行おうと最初は考えていました。

しかし、周りの人からの勧めもあり、ここ3ヶ月ほどフランクリン・プランナーが主体となっていました。
ただ、この手元にあるiPhoneをなんとか活用できないかと悩むところがありました。
私のフランクリン・プランナーはA5サイズで大きく、どこでも出せるわけではありません。
そのことに不満があるわけではなく、それだけ書き込みたいと思っての選択なのでいいのですが、
フランクリンに日課を毎日書き込んでいくのは如何にも効率が悪くどうにかできないかと思っていたわけです。

iPhoneではAppigoのTo doというアプリを使っていたわけですが、
これはToodledoというタスク管理のWebサービスと連携することができます。
(RTMは同期するためには、プロアカウントである必要があり、お金がかかるので選考から漏れました。)
ライフハック心理学を主宰されている佐々木さんが使っているのに影響を受け使い出した向きもあります。
ここで日次、週次、月次のタスクを管理すれば自動的に繰り越されていくので
便利だなと常々思っていました。
ただ、面倒だったのかフランクリンとの連携を模索しないまま、ひとまずあるぞくらいにしか機能していませんでした。

そんなことを考えていたある朝の風呂場にて、「1日分のタスクを毎朝プリントアウトすれば!」と思い付き、
実践してみたものの一つの問題に引っ掛かりこれまたウンウンと悩んでおりました。
それを解決する方法を思い付きましたので、載せときます。


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